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Ablieferungspflichtig ist laut § 15 DNBG „wer berechtigt ist, das Medienwerk zu verbreiten oder öffentlich zugänglich zu machen“, also der Verlag bzw. bei „grauen“ Publikationen (außerhalb des Buchhandels) die herausgebende Institution oder der Selbstverleger.
In der Schweiz besteht keine Regelung, welche Herausgeber zur Ablieferung von Pflichtexemplaren verpflichten würde. Die Schweizerische Nationalbibliothek hat stattdessen Verträge mit den Verlegern abgeschlossen. Graue Literatur wird jedoch nur lückenhaft erfasst.
Als Graue Literatur bezeichnet man in der Bibliothekswissenschaft Bücher und andere Publikationen, die nicht über den Buchhandel vertrieben werden. Diese Veröffentlichungen werden häufig von Vereinen, Organisationen oder ähnlichem herausgegeben. Sie werden in der Deutschen Nationalbibliografie, Reihe B, veröffentlicht.
Unter einem Autorenexemplar versteht man ein Freiexemplar für den Autor eines Buches oder Werkes. Die Anzahl der vom Verleger geschuldeten Freiexemplare ist gesetzlich festgelegt, kann aber abweichend vertraglich vereinbart werden. Nach § 25 Abs. 1 Verlagsgesetz (VerlG) hat der Verleger ein Freiexemplar auf hundert Druckexemplare zu liefern, jedoch mindestens fünf und höchstens fünfzehn. In der Vertragspraxis wird meist eine feste Anzahl vereinbart.
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